BPMN - Standard für übersichtliche Prozessvisualisierungen

Komplexität möglichst einfach visualisieren

Im Geschäftsprozessmangement (Business Process Management) haben sich im Lauf der Zeit unterschiedliche Ansätze für Visualisierungen von Prozessen oder Geschäftsvorgängen etabliert. Je nach verwendetem Standard sind die Visualisierungen mehr oder weniger ansprechend bzw. unterschiedlich auf Zielgruppen ausgerichtet.

Die Visualisierung von Prozessen bietet im wesentlichen folgenden qualitativen Nutzen:
  • Anschauliche, bewusste Kenntnis von Abläufen oder Vorgängen
  • Verkürzung der Einarbeitungszeit für neue Mitarbeiter oder neue Rollen-Inhaber
  • Hohe Transparenz durch klare Definition der Schnittstellen und Ansprechpartner

Oft verwendet werden folgende Standards für die Prozessvisualisierung:
  • Flussdiagramme - DIN-Norm 66001 Datenfluss/Programm-Ablaufpläne
  • EPK - Ereignisgesteuerte Prozessketten
  • UML - Unified Modeling Language
  • Ablaufpläne nach ibo 
  • BPMN - Business Process Modelling Notation

Die Notation BPMN (Business Process Modelling Notation) ist heute die am weitesten verbreitete Notation zur Darstellung von Geschäftsprozessen. In vielen Unternehmen und Behörden ist sie zum Standard erklärt worden.

BPMN als Standard in der Wirtschaftsinformatik

BPMN hat sich durch Integration in entsprechende Ausbildungspläne und -Module als Notation in der Wirtschaftsinformatik durchgesetzt. BPMN unterstützt im Entwurf, der Entwicklung und Anwendung von Informations- und Kommunikationssystemen in Unternehmen.

BPMN als Standard für E-Government

BPMN wird im Dokumentationsstandard eCH-0073 als schweizweit gültige Notation für die grafische Darstellung von Bearbeitungsabläufen im E-Government festgelegt. BPMN wird damit in öffentlichen Verwaltungen und Behörden auf allen föderalen Stufen (Bund, Kanton, Gemeinde) zur Dokumentation ihrer Geschäftsprozesse empfohlen.

Prozesse einfach und verständlich darstellen

Die von der Notation BPMN definierten Symbole und Verwendungsregeln sind im Grundsatz einfach gehalten - sie fokussieren auf das wesentliche. Dies beinhaltet die geringe Anzahl der (wesentlichen) Symbole sowie deren recht intuitive Verwendung. Die Verwendung von BPMN für die Visualisierung von Geschäftsprozessen kann auch mit einem gewissen «Mut zur Lücke» kombiniert werden. So können auch auf Management-Ebene noch Prozesse visualisiert werden, ohne sich in technischen Details oder einer nicht zielführenden Komplexität zu verirren.

Mit BPMN erstellte Diagramme werden als «Business Process Diagram» (BPD) bezeichnet. Sie unterstützen die Abbildung bzw. Entwicklung von Prozessen durch kompetente Fachpersonen. Das folgende Beispiel zeigt verschiedene wichtige Grundelemente von BPMN:
Muster Prozessvisualisierung in BPMN - Prozess «Tagesvorbereitung»
Die Darstellungen werden üblicherweise von links nach rechts gezeichnet:
  • Prozessrahmen für die «Tagesvorbereitung»
  • Start des Prozesses: Dargestellt mit Zeit-Event (Standard ohne Zeitangabe ist eine dünne Kreisform)
  • Einzelne Aktivitäten («Agenda vorbereiten») in Rechtecken mit abgerundeten Ecken
  • Mehrere zu bearbeitende Objekte (so genannten «Data Objects» wie «Sitzungs-Unterlagen» 
  • Ende des Prozesses: Dargestellt mit dicker Kreisform

Das zeigt auf, dass BPMN eine Möglichkeit bietet, die geschäftlichen Abläufe strukturiert darzustellen und dabei das wesentliche in verständlichen Worten und Bildern aufzuzeigen. 

Mehrere Spieler auf dem Feld

BPMN unterstützt aber auch Gestaltung anspruchsvolleren Darstellungen mit «mehreren Spielern» auf dem Feld - wie dies heute mit ausgelagerten Geschäftsprozessen üblich ist. Dabei wird mit mehreren «Schwimmbahnen» oder «Lanes» gearbeitet, welche für Unternehmens- oder Abteilungsgrenzen auch in «Pools» zusammengefasst werden:

BPMN-Darstellung einer Bestellungsabwicklung mit mehreren Schwimmbahnen bzw. «Spielern auf dem Feld»
In dieser Darstellung wird der Kunde in einem eigenen Prozessbereich dargestellt, da der Prozess des Kunden durch das Unternehmen Muster GmbH nicht gesteuert werden kann - der Kunde löst eine Bestellung zu einem beliebigen Zeitpunkt aus.  Für die Muster GmbH werden aber die beiden Unternehmensbereiche Vertrieb und Logistik in einem Pool mit zwei Lanes (Schwimmbahnen) zusammengefasst. Ein Pool repräsentiert also einen gemeinsamen Verantwortungsbereich - in diesem Fall ein Unternehmen.

Weitere Details zu dieser Visualisierung:
  • Unterschiedliche Objekte werden bearbeitet (Blatt-Symbole wie «Lieferdokumente»)
  • Zeitliche Unterbrüche im Prozess, visualisiert mit Timer-Events
  • Nach Prozessende wird zeitversetzt eine Aktivität ausgelöst