MIS - Informationen für Entscheidungsträger

Grundlagen für Entscheidungsträger

Ein wichtiger Bestandteil des Führungsprozesses in einem Unternehmen besteht darin, basierend auf Zahlen, Daten und Fakten die richtigen Entscheide zu treffen, diese anzuordnen und deren Umsetzung zu überprüfen. Ein beliebtes Hilfsmittel zur Strukturierung von Zahlen, Daten und Fakten ist die Balanced Scorecard.

Die Informationen zur Analyse und Entscheidungsfindung müssen vom Management effizient beschafft und auch schnell analysiert werden können, damit für die eigentliche Führungsaufgabe genügend Zeit bleibt. Ein generischer Führungsprozess kann wie folgt definiert werden:

  • Vision entwickeln
  • Ausgangslage analysieren
  • Ziele setzen
  • Massnahmen planen
  • Entscheid fällen
  • Entscheide anordnen
  • Kommunizieren
  • Umsetzung steuern

In diesem generischen Führungsprozess sind - als Schwerpunkte - für die Schritte «Ausgangslage analysieren» «Ziele setzen» sowie für das «Umsetzung steuern» entsprechende Führungsinformationen bereitzustellen. Die zeitgerechte Bereitstellung von solchen Führngsinformationen ist eine komplexe Aufgabe, optimaler Unterstützungspunkt also für ein IT-System.

Die Datenbereitstellung und der Datenbezug stellen zwei getrennte Prozesse dar. Der Datenbezug erfolgt über ein sogenanntes «Management Information System» oder kurz «MIS». Die Datenbereitstellung erfolgt häufig über ein «Datawarehouse» bzw. «DWH».

Management Information System (MIS)
Ein MIS wird typischerweise von Führungskräften, meistens ohne umfassende IT-Kenntnisse eingesetzt. Die Bedienung eines MIS muss einfach sein, die Übersicht ist sehr wichtig, die Präsentation von Zahlenwerten erfolgt mit grafischer Unterstützung. In diesem Zusammenhang werden MIS-Anwendungen auch als Portale bezeichnet.

In operativen ERP-Systemen wie beispielsweise SAP oder Abacus werden eine Fülle von Daten gehalten, die meist nur für den vorbestimmten Zweck, beispielsweise die Rechnungstellung, die Berechnung des Konzernumsatzes oder die Detailinformation über ein bestimmtes Produkt, genutzt werden. Übergreifende Informationen, beispielsweise welche Produkte wurden in welcher Region besonders gut verkauft, sind aus den getrennt operierenden Systemen kaum zu erhalten und würden sowohl die vorhandene Rechen- als auch die personellen Ressourcen überbeanspruchen.

Damit die Informationen für eine MIS dennoch bereitgestellt werden können, basiert ein MIS auf einem sogenannten Datawarehouse, einem «virtuellen Warenhaus» mit unzählen Daten in Tabellen. Das MIS stellt den Einkaufswagen dar, es unterstützt den Manager auf der «Shopping-Tour» durch das Datawarehouse.

Unterschiedliche Stufen von MIS
Zusätzlich zum klassischen «MIS» sind spezielle Ausprägungen von MIS in Form von «Decision Support Systems» (DSS) oder «Executive Information System» (EIS) bekannt. Die Abgrenzung zwischen den System-Stufen wird wie folgt vorgenommen:

Basis-System: MIS - Management Information System
Das MIS steht als Basis-System grundsätzlich allen Führungskräften offen, je nach Führungsstufe bzw. Verantwortungsgrad sind mehr oder weniger Informationen sichtbar. Beispielsweise können in einem MIS auch einfache Kostenstellen-Statisiken der Betriebsbuchhaltung angezeigt und analysiert werden.

Problemlösungsunterstützende Systeme: DSS - Decision Support Systems
Ein EIS unterstützt Entscheidungsträger (höhere Führungskräfte) bei der Suche nach Problemlösungen. Es stellt Modelle für Berechnungen und Analysen zur Verfügung und ermöglicht Simulationen.

Führungs-Cockpit: EIS - Executive Information System
Das EIS stellt zunächst nur sehr verdichtete Informationen («Spitze des Eisbergs») dar. Mittels Drill-Down-Funktionen kann der Manager oder die Managerin immer tiefer in die Datensammlung eintauchen und sich mehr Informationen beschaffen.

Zusätzlich stellt ein EIS auch Kommunikationselemente zur Verfügung beispielsweise einen integrierten E-Mail-Client oder einen Intranet-Bereich für die direkte Informationspublikation im Sinne von «CEO-Online». Das EIS kann bezüglich Bedienungskomfort mit einem Flugzeug-Cockpit der neusten Generation verglichen werden können, es wird deshalb auch als Führungs-Cockpit oder CEO-Portal bezeichnet.

Eine messerscharfe Abgrenzung zwischen den Systemen MIS, DSS und EIS ist nicht möglich. Als verbindliche Datenbasis dient bei alle drei Systemen das identische Datawarehouse.

Ein praktisches Beispiel eines MIS stellt die IT-Umsetzung einer Balanced Scorecard dar.

OLTP und OLAP
Die Begriffe OLTP und OLAP werden im Zusammenhang mit einem Datawarehouse oft verwechselt.

Ein Vergleich von «operativen On Line Transaktion Processing Systemen (OLTP)» als klassische Datenbankanwendung mit den «On Line Analytical Processing (OLAP) System» als Unterstützungssystem für strategische Entscheidungen klärt die Situation.

Operativer Geschäftsbetrieb
OLTP
Strategische Entscheidungen
OLAP
Anwender: Sachbearbeiter, Team- und Abteilungsleiter Anwender: Management, Controlling, Analysten
Anforderungen:
  • viele Benutzer / Transaktionen
  • effiziente Bearbeitung (Batch-Betrieb)
  • Ausfallsicherheit
  • nur marginale Auswertungsfunktionen
Anforderungen:
  • flexible Auswertungsmöglichkeiten mit komfortabler Benutzeroberfläche
  • kurze Antwortzeiten
  • grafische Aufbereitung von Auswertungen
  • Export-Möglichkeiten für Berichte, E-Mail usw.