Projektmanagement - Geführte Veränderungsprozesse

Projekte unterstützen die Strategie-Umsetzung

In einem Projekt fallen verschiedene essenzielle Aufgaben an, um den Veränderungsprozess im Rahmen der Strategie-Umsetzung zu führen und diesen auch erfolgreich zu bewältigen.

Die Entwicklung oder Umsetzung von Projekten wird bei so genannt linearen Vorgehensweisen («Wasserfall») üblicherweise in mehrere Phasen unterteilt. Im Verlauf des Projektes wird der Umfang der Veränderung dadurch immer konkreter, die Ergebnisse einer Phase gelten wie bei einem Wasserfall immer als bindende Vorgabe für die nächste Phase. Mit der «Projekt-Einführung» wird schliesslich die laufende Arbeit (das operative Tagesgeschäft) verändert.

Viele Aufgaben kommen in den unterschiedlichen Phasen des Projektes immer wieder mit unterschiedlicher Priorität zum Tragen.
Beispielhafte Darstellung eines Projektes mit vier Phasen

Das Phasenmodell in dieser Visualisierung beinhaltet beispielhaft 4 Projekt-Phasen - es ist angelehnt an das V-Modell. Das V-Modell wird häufig für IT-Projekte angewendet und beschreibt in der Spezifikation verschiedene Produkte die im Verlauf der Projektentwicklung erstellt werden.

Das V-Modell wurde 1997 im deutschsprachigen Raum veröffentlicht, eine Weiterentwicklung aus dem Jahr 2005 nennt sich link externV-Modell XT («eXtreme Tailoring»). In dieser Version wurden die Produkte und Inhalte stark flexibilisiert - dies als eine Antwort auf die geänderten Software-Entwicklungsprozesse.

Wir für ein Projekt eine iterative Vorgehensweise gewählt (z. B. «Scrum»), so gelten andere Regeln als in diesem Glossarbeitrag weiter beschrieben. Die Iterationen dienen dazu, mit den Ungewissheiten und Überraschungen in komplexen Situationen anders umzugehen, in der iterativen Vorgehensweise werden die zu lösenden Aufgaben in viele kleine Teilaufgaben unterteilt. Diese Teilaufgaben werden von der Definition bis zur Realisierung durchlaufen (bei Scrum sind dies so genannte «Sprints»), das Projektergebnis entsteht also Stück für Stück (wie ein Puzzle). 

Inhaltsverzeichnis

Projekt-Initiierung

In der Projekt-Initiierung wird das Projekt  - üblicherweise mit einem Kick-Off-Meeting - gestartet, dabei werden wichtige Grundlagen für folgenden Projekt-Phasen geschaffen. Nach dem Kick-Off befindet sich das Projekt «in der Luft» (Analogie zu einem Flugzeug), es landet hoffentlich erst wieder in der Phase der Projekt-Einführung.

Vor dem Kick-Off wird die Projekt-Planung erarbeitet, sie strukturiert das Vorhaben, die Ziele werden definiert. Ein weiteres wichtiges Element sind die Stakeholder für Information und Marketing.

Üblicherweise wird in der Projekt-Initiierung auch ein Projektname und ein -Logo entwickelt, so dass das Projekt eine gewisse Identität für seine Mitglieder erhält.

Projekt-Definition

In der Projekt-Definition müssen alle wichtigen Grundlagen für die spätere Realisierung geschaffen werden. Bei einem Organisations-Projekt sind dies andere Ergebnisse wie bei einem technischen Software-Projekt oder der Einführung eines neuen Produktes.

Im Grundsatz geht es bei allen Projektarten jedoch darum, die Anforderungen messbar zu beschreiben und eine verbindliche Lösungsbeschreibung für diese Anforderungen zu entwicklen. Häufig werden dazu zwei Lieferobjekte definiert:

  • Anforderungsspezifikation = Beschreibung des WAS
  • Pflichtenheft = Beschreibung des WIE

Die Anforderungsspezifikation wird von Business Analysten und Business Engineers mit Hilfe verschiedener Erhebungstechniken erstellt. Eine wichtiges Element in der Anforderungsspezifikation sind die Geschäftsprozesse, diese werden durch ein Projekt oft verändert. Deshalb sollten die Ist- und die Soll-Prozesse ein Bestandteil der Anforderungsspezifikation sein.

Auf Basis des Pflichtenhefts wird anschliessend eine Offerte für die Projekt-Realisierung ausgearbeitet. Die Offerte stellt je nach Art und Weise der Realisierung (interne oder externe IT-Organisation, Vergabe an externen Partner) den Vertrag für die Umsetzung dar.

Projekt-Realisierung

In der Phase der Projekt-Realisation können die Architekten, Ingenieure, Entwickler und Konfiguratoren wirken, die Organisatoren planen, die Designer zeichnen und die Benutzer schliesslich testen.

  • Lösungen im Detail erarbeiten und zur Nachvollziehbarkeit beschreiben
  • Umsetzung der definierten Anforderungen im Rahmen der Lösungs-Beschreibung
  • Qualitätssicherung planen und durchführen
  • Status-Berichterstattung an den Auftraggeber
  • Präsentationen vorbereiten und als Projekt-Marketing durchführen
  • Testfälle entwickeln und vorbereiten
  • Abnahmeschritte planen und vorbereiten
  • Migrations- und Einführngskonzepte entwickeln


Zu beachten ist in dieser Phase eine klare Aufgabenteilung:
  • Realisation ist die Aufgabe der Projekt-Mitarbeiter
  • Projektleiter führt, informiert und koordiniert. Er nimmt andere Projekt-Aufgaben als die Mitarbeiter wahr, in kleinen Projekten kann der Projektleiter auch selbst operative Tätigkeiten ausführen
  • Leistungen können auch extern erbracht werden, beispielsweise in einem Shared Service-Center oder mit externen Partnern

Projekt-Einführung

Die Projekt-Einführung ist die Stunde der Wahrheit. In dieser Phase werden die Ergebnisse aus der «Projekt-Werkstatt» in die Praxis überführt - das Unternehmen wird verändert.

Besonders wichtig in dieser Phase ist das abschliessende Testen der Entwicklung, so dass ein Einführungs-Entscheid auf solider Basis gefällt werden kann.

Während und nach der Einführung ist Change Management gefragt, die betroffenen Bereiche müssen durch die Projektleitung informiert und die Einführung muss vom Management begleitet werden.

Planung und Steuerung

Die Planung und Steuerung ist die zentrale Aufgabe für den Projektleiter, sie bildet das Schwergewicht der Projektleiter-Arbeit und wird über alle Phasen der Projektarbeit durchgeführt. 

  • Quantitative und qualitative Projekt-Ziele definieren
  • Aufgaben identifizieren, zu Paketen bündeln, terminieren
  • Zeitaufwand- und Zeitdauer für die identifizierten Aufgaben schätzen
  • Aufgaben zur Umsetzung an eine geeignete Person in der Projekt-Organisation zuweisen
  • Abhängigkeiten zu anderen Projekten oder Prozessen identifizieren
  • Risiken identifizieren, Massnahmen zur Risiko-Reduktion festlegen und umsetzen
  • Aufbau-Organisation des Projektes festlegen, Stellvertretungen regeln, Rollen kommunizieren
  • Notwendige Ressourcen schätzen und beantragen: Personen, Sachmittel, Finanzen
  • Ablauf-Organisation des Projektes: Phasen, Lieferobjekte, Verantwortlichkeiten usw.
  • Qualitätssicherung auf Basis der Ablauf-Organisation einplanen
  • Projekt-Information und Dokumentation
  • Projekt-Marketing bei den Stakeholdern (Anspruchsgruppen - positiv oder negativ gestimmt)

Status-Berichterstattung

Ein Projekt-Status wird bei jeder Standort-Bestimmung eingesetzt um sich einen neutralen und realistischen Überblick zur Projekt-Situation zu verschaffen.

  • Erfassen und Darstellen der Ist-Werte (Projekt-Fortschritt)
  • Vergleichen der Plan-Werte mit den Ist-Werten als Plan/Ist-Vergleich
  • Darstellen und bewerten der gefundenen Abweichungen
  • Analyse der Abweichungen und Begründung gegenüber dem Auftraggeber
  • Identifikation von Massnahmen zur Korrektur von Abweichungen
  • Prognosen für die Erreichung der Ziele und Etappen erstellen (Zeit/Ressourcen/Kosten)
  • Anträge für weiteren Ressourcen-Bedarf, Terminverschiebungen und/oder Mehrkosten

Information und Marketing

Laufende Information und Dokumentation ist die halbe Miete, sie ermöglicht und unterstützt die Planung und die Status-Berichterstattung.
  • Dokumentation der Beschlüsse und Entscheide (Projektleiter, Auftraggeber usw.)
  • Informationen an Auftraggeber, Entscheider und Benutzer ausarbeiten
  • Entscheidungsgrundlagen aufbereiten
  • Termine, Ort, Personen und Zyklus für die Berichterstattung definieren
  • Inhalte und Techniken der Berichterstattung festlegen (mündlich, schriftlich, Präsentation)
  • Dokumentation zum Projekt und zu den Produkten aufbauen und aktuell halten


Projekt-Marketing ist ein wichtiger Faktor, er stützt das Projekt, Marketing fördert die Akzeptanz

  • Verkauf des Projektes, der Organisation, der erarbeiteten Lösungen
  • Bedürfnis-Weckung: Andere Personen sollen an der Lösung interessiert sein, der Benutzerkreis soll erhöht werden
  • Zielgruppen- und bedürfnisgerecht informieren und argumentieren

Qualitätssicherung

Die Qualitätssicherung dient dazu die Zwischen-Ergebnisse (Lieferobjekte) des Projektes aus einer fachlichen, sachlichen Optik zu prüfen und deren Richtigkeit bzw. Qualität zu bestätigen. Dadurch wird der Verlauf und die Entwicklung des Projektes gestützt.

  • Funktionale Anforderungen und Unterstützung der Geschäftsprozesse
  • Gestaltung der Benutzeroberfläche (GUI)
  • Nicht funktionale Anforderungen wie Daten-Integrität und Zugriffsschutz, Zugriffsrechte und Datensicherheit usw.
  • Einhaltung von Architektur-Vorgaben
  • Design-Aspekte zur Modularität und Wartbarkeit oder Antwortzeiten und Performance
  • Kompatibilität mit bestehender Umgebung
  • Migrationskonzepte für bestehende Datenbestände