FIBU - Finanzbuchhaltung eines Unternehmens

Rechnungswesen mit FIBU, BEBU und Controlling

Die Finanzbuchhaltung (FIBU) ist ein wesentliches Führungsinstrument eines Unternehmens. Die FIBU spiegelt die finanzielle Lage einer Unternehmung für die Aussenbeziehungen (Personal, Kunden, Lieferanten, Aktionäre usw.) wieder.

Grundsätzlich dient die Finanzbuchhaltung dazu, finanzielle Folgen von Geschäftsprozessen festzuhalten, Ergebnisse auszuwerten und vielfältige Informationen zu gewinnen. Tendenziell stellt die FIBU die Vermögens- und Ertragslage eher schlechter dar, als sie in Wirklichkeit ist - dies ist abhängig von den gewählten Bewertungsmethoden der finanziellen Ressourcen welche in den Rechnungslegungsvorschriften dokumentiert sind und einen gewissen Spielraum ermöglichen.

Die tatsächlichen, betriebswirtschaftlich korrekten Werte (mit interner Kostenverteilung) werden in der Betriebsbuchhaltung (BEBU) geführt. Oft wird in grösseren Unternehmungen die Finanzbuchhaltung (Hauptbuch) durch verschiedene Hilfsbuchhaltungen (Nebenbücher) unterstützt, beispielsweise werden Debitoren-, Kreditoren, Lohn-, Anlagen- oder Wertschriftenbuchhaltungen geführt, die Ergebnisse dieser Hilfsbuchhaltungen werden periodisch in die Hauptbuchhaltung (Finanzbuchhaltung) übertragen.

Im Gegensatz dazu dient die Betriebsbuchhaltung (BEBU) der internen Rechnungslegung. Beide Buchhaltungen werden aus organisatorischer Sicht von der Abteilung «Rechnungswesen» in einer Unternehmung geführt (sind innerhalb des «Accountings» aber meistens getrennt in zwei Teams).

Betriebsbuchhaltung
pfeil unten
Interne Bilanz
pfeil unten
Abgrenzungen / Korrekturen
pfeil unten
Finanzbuchhaltung
pfeil unten
Externe Bilanz

Aus Sicht der Aufbauorganisation bilden die Finanzbuchhaltung und die Betriebsbuchhaltung gemeinsam die Abteilung oder die Funktion «Rechnungswesen». Die finanzielle Abwicklung der Geschäftsfälle während des Geschäftsjahres erfolgt durch die Abteilung Finanzbuchhaltung, die Betriebsbuchhaltung führt zusätzlich zu den objektiven Bestandeswerten auch die interne Kostenrechnung mit den Kostenstellen und Kostenträgern.

Erweitert werden kann die Organisation Rechnungswesen durch eine Controlling-Abteilung, welche als Führungsunterstützung die Planungsarbeiten (Budgetierung) der Unternehmung verantwortet und während des Geschäftsjahres die Einhaltung des Planes durch verschiedene Analysearbeiten überwacht. Üblicherweise wird die Controlling-Instanz als Stabsstelle direkt der Unternehmensleitung unterstellt.

Strategische Planung

Die strategische Planung (üblicherweise 3 bis maximal 5 Jahre, auch «Mittelfristplanung» oder «Grobplanung» genannt) wird oft auf Basis von Szenarien mit Trend- und Tendenzanalysen, welche Aussagen über die finanzielle Vergangenheit und Zukunft des Unternehmens ermöglichen, erarbeitet. In der strategischen Planung werden auch bereits bewilligte und damit sich in Umsetzung befindende Businesspläne berücksichtigt. Aus den Businessplänen ergeben sich oft ausserordentliche Investitionen (Mobiliar, Personalkosten, Leasing- und Mietzinsen, Lizenzkosten usw.) und Erträge (neue Märkte, neue Produkte bzw. Kundensegmente usw.).

Dieser finanzielle Plan wird während der kommenden Geschäftsperiode als Referenzbasis verwendet um den aktuellen Geschäftsverlauf einzuschätzen und im Verlauf des operativen Jahres geeignete Massanahmen zur Kostensenkung oder Ertragssteigerung zu treffen.

Grundlagen der Finanzbuchhaltung

Die Führung der Finanzbuchhaltung (als «doppelte Buchhaltung») wird in Kontenform vollzogen, diese Konten sind in verschiedene Finanzkategorien eingeteilt, die sich primär durch die Fälligkeit unterscheiden.

Die Kontoform stellt grundsätzlich ein Kontenkreuz mit einer Soll- und einer Habenseite dar. Grundsätzlich repräsentiert die Sollseite eines Kontos ein Guthaben bzw. einen Konto-Eingang, die Habenseite eine Schuld bzw. einen Konto-Ausgang. Die folgende Darstellung zeigt einen Barbezug ab dem Konto der Bank (Habenseite / Ausgang) in die Kasse (Sollseite / Eingang) an:

Kontenkreuze einer doppelten Buchhaltung

Die Finanzbuchhaltung kennt 4 allgemeine Klassen von Konten:
  • Aktivkonten
  • Passivkonten
  • Aufwandkonten
  • Ertragskonten

Bilanz und Erfolgsrechnung

Die beiden wichtigsten Ergebnisrechnungen der Finanzbuchhaltung heissen «Bilanz» und «Erfolgsrechnung».

  • Die Bilanz ist unterteilt in Aktiven und Passiven, die Aktivseite stellt dar, welche Sachmittel der Unternehmung für Ihre Geschäftsprozesse zur Verfügung gestellt werden können, die Passivseite hingegen stellt dar, wer die finanziellen Mittel zur Verfügung stellt.
  • Die Erfolgsrechnung ist unterteilt in Aufwand- und Ertragskonten, sie führt die erbrachten Aufwände und die erwirtschafteten Erträge der Unternehmung auf.

Die beiden Ergebnisrechnungen werden ebenfalls in Kontoform mit einem Kontenkreuz geführt bzw. so dargestellt.

Jedes Konto das in der FIBU geführt wird, gehört einer bestimmten Klasse (Aktiv, Passiv, Aufwand oder Ertrag) und einer Finanzkategorie an. Die Hauptgliederung stellt die Kontenklasse dar, sie ist auch numerisch normiert:

  • 1### = Aktivkonten
  • 2### = Passivkonten
  • 3### = Aufwandkonten für Waren- / Materialaufwand
  • 4### = Aufwandkonten für übrigen Betriebsaufwand
  • 5### = Betriebsbuchhaltungskonten
  • 6### = Ertragskonten
  • 7### = Neutraler Aufwand und Ertrag
  • 8### = Abschlusskonten

Die folgenden Beispiele einer Bilanz und einer Erfolgsrechnung zeigen die Anwendung von Konten und deren Finanzkategorien:

Bilanz per 31.12.20##

Aktiven  Passiven
Umlaufsvermögen Fremdkapital
Kasse Kreditoren
Post Dividenden
Bank Kurzfristige Rückstellungen
Wertschriften Darlehen
Debitoren Obligationsanleihen
Rohmaterial Hypotheken
Halb- und Fertigfabrikate
Anlagevermögen Eigenkapital
Mobilien Aktienkapital
Maschinen Partizipationsscheinkapital
Fahrzeuge Gesetzliche Reserven
Immobilien Freie Reserven
Patente und Lizenzen
Beteiligungen
Gewinn


Erfolgsrechnung per 31.12.20##

Aufwand Ertrag
Warenaufwand Warenertrag
Personalaufwand Zinsertrag
Raumaufwand Immobilienerfolg
Abschreibungen
Zinsaufwand
Übriger Betriebsaufwand
Wertschriftenerfolg
Gewinn


Die Differenz der Aktiven / Passiven bzw. von Aufwand / Ertrag ergibt einen Saldo, der identisch sein muss. Dieser Saldo wird als Differenz auf die Gegenseite eingetragen um das «Konto» (die Bilanz) auszugleichen - dieser Ausgleich wird als «Gewinn» (Passivseite) oder «Verlust» (Aktivseite) bezeichnet.

Ein Aktiven- bzw. Vermögensüberschuss erzeugt deshalb einen Passivsaldo in der Bilanz und wird Gewinn genannt, ein Passiven- bzw. Schuldenüberschuss wird auf der Aktivseite eingetragen und als Verlust deklariert. Gewinn und Verlust weisen immer einen Erfolg aus, je nach Position handelt es sich um einen positiven oder negativen Erfolg.

Debitoren und Kreditoren

Die Kontobezeichnungen «Debitoren» und «Kreditoren» wirken für Nicht-Buchhaltungskenner ziemlich fremd und führen auch oft zu Verwechslungen.

Die Verwechslung nimmt zu, wenn die Definition der Begriffe im Duden nachgeschlagen wird, ein Debitor wird - absolut korrekt - bezeichnet als «ein Schuldner, der Waren auf Kredit bezogen hat». Der Kreditor stellt gemäss Duden den Kreditgeber oder einen Gläubiger dar.

Vereinfacht kann die Definitionsarbeit werden, indem die Debitoren als «Kunden» und die Kreditoren als «Lieferanten» bezeichnet werden. Entsprechend dieser Definition werden Debitoren als Guthaben auch auf der Aktivseite der Bilanz geführt, die Kreditoren auf der Passivseite - sie stellen eine Schuld dar.

Verbuchung von Geschäftsfällen

Jeder Geschäftsfall der finanzielle Auswirkungen auf den Geschäftsgang zur Folge hat, ist in der Finanzbuchhaltung abzubilden. Die Abbildung des Geschäftsfalles erfolgt durch so genannte «Buchungssätze» welche aus mindestens fünf Positionen bestehen:

  • Buchungsdatum
  • Sollkonto
  • Habenkonto
  • Buchungstext
  • Betrag

Buchungsregeln
Die folgenden Buchungsregeln sind bei der Bildung von Buchungssätzen sehr hilfreich:

          Soll  Haben
Aktiven   +     -
Aufwand   +     -
Passiven  -     +
Ertrag    -     +

Erklärung der Symbole:
  • Das Plus-Symbol (+) entspricht einer Bestandeszunahme auf dem Konto
  • Das Minus-Symbol (-) entspricht einer Bestandesabnahme auf dem Konto

Bildung von Buchungssätzen
Die Bildung der Buchungssätze kann nach folgendem Muster durchgeführt werden:
  1. Um welchen Geschäftsfall handelt es sich - welche Konten sind betroffen? Ein Konto wird ausgewählt.
  2. Wie verändert sich der Bestand auf dem gewählten Konto? Zunahme oder Abnahme?
  3. Auf welcher Kontoseite nimmt das Konto zu oder ab? (siehe Buchungsregeln)
  4. Anschliessend kann das zweite Konto auf der noch freien (Soll- oder Habenseite) festgelegt werden

Beispiel 1:
Kauf einer neuen Maschine für CHF 100'000 in einem Produktionsbetrieb gegen Rechnung:

Datum Soll
Haben
Text Betrag
10.10.2006 Maschinen Kreditoren Meier AG/Lieferung MaxiJet CHF 100'000

Erklärung:
Das Maschinen-Konto als Aktivkonto erhält über die Soll-Buchung eine Bestandeserhöhung um CHF 100'000, da die Maschine «MaxiJet» gegen Rechnung gekauft wurde, werden die Kreditoren um CHF 100'000 belastet.


Beispiel 2:
Bezahlung der Rechnung für die Maschine «MaxiJet» über das Bankkonto

Datum Soll
Haben
Text Betrag
00.10.2006 Kreditoren Bank
Bankzahlung Meier AG/Maxi-SuperJet CHF 100'000

Erklärung:
Das Kreditoren-Konto als Passivkonto erhält über die Soll-Buchung eine Bestandesreduktion um CHF 100'000, da die Rechnung für Maschine nun über die Bank bezahlt wird. Das Bankkonto wird um CHF 100'000 belastet.