BEBU - Betriebsbuchhaltung eines Unternehmens

Rechnungswesen mit FIBU, BEBU und Controlling

Die Betriebsbuchhaltung (BEBU) ist wie die Finanzbuchhaltung (FIBU) ein wesentliches Führungsinstrument eines Unternehmens, sie wird auf Basis der Finanzbuchhaltung (FIBU) zur internen Rechnungslegung (Kostenrechnung) angewendet.

Beide Buchhaltungen werden aus organisatorischer Sicht von der Abteilung «Rechnungswesen» in einer Unternehmung geführt.

Betriebsbuchhaltung
pfeil unten
Interne Bilanz
pfeil unten
Abgrenzungen / Korrekturen
pfeil unten
Finanzbuchhaltung
pfeil unten
Externe Bilanz

Grundlagen der Betriebsbuchhaltung

Die Führung der Betriebsbuchhaltung kann einerseits in Kontenform andererseits - für kleinere Unternehmungen - mit Hilfe eines «Betriebsabrechnungsbogens» (heute auch elektronisch unterstützt) vollzogen werden.

Die Führung der BEBU beruht heute meistens auf einer umfassenden EDV-Unterstützung welche die Formulare der Betriebsabrechnung überflüssig macht. Aus didaktischen Gründen ist das System des Betriebsabrechnungsbogens jedoch interessant.

Die folgende Grafik stellt einen Betriebs-Abrechnungs-Bogen (BAB) mit den Werteflüssen schematisch dar.


Betriebs-Abrechnungs-Bogen (BAB) mit den Werteflüssen

Zentrale Elemente der Betriebsbuchhaltung
Der in der Grafik dargestellte BAB beinhaltet die klassischen Elemente der Betriebsbuchhaltung:
  • Kostenarten: Zeigen auf, welche Kosten anfallen, oft Tätigkeiten im Unternehmen oder Geschäftsprozesse
  • Kostenstellen: Zeigen auf, wo die Kosten anfallen, oft Abteilungen oder Organisationseinheiten
  • Kostenträger: Zeigen auf, wofür die Kosten anfallen, oft Produkte oder Dienstleistungen

Kostenartenrechnung

Die Betriebsbuchhaltung hat die Aufgabe, diese Kostenarten möglichst verursachergerecht den einzelnen Kostenträgern zuzurechnen. Dabei wird zwischen zwei Kostenarten unterschieden, die Kosten, die dem Kostenträger direkt und solche, die indirekt via Kostenstellen verrechnet werden.

Kostenumlagen in der BEBU


Direkte Verrechnung:
Diese Kostenarten werden den einzelnen Kostenträger direkt verrechnet oder belastet. Sie heissen deshalb Einzelkosten und direkte Kosten. Beispiele aus einem Produktionsbetrieb:

  • Rohmaterial
  • Zukaufsteile (fertige Bestandteile, welche zu einem Produkt montiert werden)
  • Handelsmaterial (Materialen, welche ohne weitere Verarbeitung verkauft werden)
  • Verpackungsmaterial (z.B. Flaschen, Dosen, Tuben, Etiketten etc.)
  • Einzellöhne (können teilweise direkt dem Kostenträger belastet werden)

Indirekte Verrechnung:
Diese Kosten werden der Kostenstellenrechnung zugeordnet. Sie werden Gemeinkosten oder Einzelkosten genannt.

Die Gemeinkosten («indirekte Kosten») zeigt die Allgemeinheit der Kosten auf, die nicht direkt einem bestimmten Kostenträger zugeordnet werden können. Dabei werden die Gemeinkosten entweder auf eine Hauptkostenstelle oder über eine Hilfs- oder Vorkostenstelle umgelagert. Die Hilfs- oder Vorkostenstellen werden anschliessend mittels definiertem Schlüssel auf die Hauptkostenstellen umgelagert.

Oft anfallende Gemeinkosten sind beispielsweise:
  • Gemeinkostenlöhne
  • Gemeinkostenmaterial
  • Sozialkosten
  • Unterhaltskosten
  • Fahrzeug-Leasing
  • Miete / Gebäude
  • Verwaltungskosten
  • Personalkosten
  • Energie- und Stromkosten
  • IT-Projektkosten
  • IT-Infrastruktur
  • IT-Dienstleistungen (Support, Beratung usw.)
  • Allgemeine Ausbildungskosten
  • Reisespesen
  • Abschreibungen
  • Zinsen
  • Sonstiger Aufwand

Umlageverfahren
Die Gemeinkosten werden so verursachergerecht wie möglich den einzelnen Kostenträgern zugeordnet. Für die Umlagen werden sogenannte Schlüssel definiert, eine Schlüsselgrösse muss mindestens folgende Anforderungen erfüllen:
  • Verursacherprinzip (Korrelation zwischen Kostenentstehung und -Verursacher)
  • Kontinuität (Schlüssel ist methodisch; über Jahre einsetzbar)
  • Flexibilität (Schlüssel soll sich verändernden Anforderungen anpassen)
  • Administration (Aufbau, Erfassung und Pflege möglichst wenig Aufwand)
  • Akzeptanz (Von Kostenstellenleiter als gerecht akzeptiert)
  • Einfachheit (Schlüssel soll transparent und durchschaubar sein)

Es wird unterschieden zwischen absoluten und relativen Schlüsselgrössen. Absolute Schlüssel werden mit direkten Bezugsgrössen umgelagert, beispielsweise die Anzahl genutzte Quadratmeter Raumfläche. Die relativen Schlüssel werden prozentual umgelegt, beispielsweise die gefahrenen Kilometer, durchgeführte Transaktionen, beanspruchte CPU-Zeit usw.

Selbstkosten
Das Total der Einzel- und Gemeinkosten ergibt die Selbstkosten, die dem Ertrag gegenübergestellt werden. Die Differenz stellt den Erfolg pro Kostenträger dar.

Kostenstellenrechnung

Die Kostenstellenrechnung hat eine wichtige Kontrollfunktion in einer Unternehmung, indem auf der Kostenstelle die Gemeinkosten überwacht werden. Verantwortlich ist der Kostenstellenleiter. Die Kostenstellenrechnung ist ein zentrales Element im gesamten Planungsprozess. Für die Kalkulation werden Kostensätze (absolute Bezugsgrösse pro Einheit) und Zuschlagssätze (relative Bezugsgrösse in %) abgeleitet.

Die Kostenstellenrechnung muss hohen Anforderungen genügen und nach folgenden Kriterien vollzogen werden:

  • Raumabgrenzung (wo, was)
  • Verantwortlichkeit (wer)
  • Kalkulation (wie viel)
  • Logistik (wo, wie)
  • Administration (Kosten – Nutzen)

Das Verzeichnis über die geführten Kostenstellen wird Kostenstellenplan genannt. Dieser wird in folgende Hauptgruppen gegliedert:

  • Vorkostenstellen [ Beispiele: Gebäudestellen (m2), Stromzentralen (kWh), Energiestellen (kWh) ]
  • Hilfskostenstellen [ Beispiele: Elektrowerkstatt, Malerei, Reparaturwerkstatt, Schreinerei ]
  • Materialstellen  [ Materialstelle, Einkaufsstelle, Warenannahme, Lagerhaus ]
  • Produktionskostenstellen [ Fertigungsstelle, AVOR, Terminbüro, Werkstattbüro ]
  • Forschungs- und Entwicklungsstellen [ analog zu Vertriebs- und Verwaltungskosten ]
  • Vertriebs- und Verwaltungsstellen [ Vertriebsstelle, Verkauf, Werbeabteilung, Spedition, Fertigungslager ]

Kostenträgerrechnung

Die Kostenträgerrechnung ist eine Wirtschaftlichkeitsrechnung, die pro definierte Wirtschaftseinheit (Profitcenter, Bereiche, Divisionen, Geschäftseinheiten usw.) den Erlös und die Kosten gegenüberstellt.

Als Endergebnis wird der Erfolg ausgewiesen. Einzelkosten werden ab Kostenartenrechnung direkt auf die Kostenträgerrechnung übertragen, während die Gemeinkosten über die Kostenstellenrechnung (Hauptkostenstellen) auf die Kostenträger verrechnet/umgelegt werden.

Die Kostenträgerrechnung ist gleichsam eine Unterteilung des Gesamterfolgs in Teilerfolge, die von Managern verantwortet werden müssen. Diese differenzierte Art, über die Wirtschaftlichkeit zu rapportieren, erzeugt Transparenz und ermöglicht dem Kader, zeitlich und inhaltlich zielorientiert zu handeln.

Die Bildung der Kostenträger soll sich in erster Linie nach der Verantwortlichkeit richten, wie sie in der Stellenbeschreibung festgelegt sein muss. Beispiele von Kostenträgern aus der Praxis:

  • Produktgruppen wie Gemüsekonserven, Unterhaltungselektronik, Speichermedien
  • Kundengruppen wie Firmenkunden, Privatkunden, Key Accounts
  • Länder oder Regionen wie Deutschland, Schweiz oder Europa, EMEA
  • Brachen wie Pharma, Dienstleistung, Industrie, Gastgewerbe
  • Vertriebskanäle wie Filialnetz, Contact Center, Webshop

Abschreibungen

Für die Berechnung der Abschreibungsmethoden und Wertberichtigungen können grundsätzlich folgende drei Methoden unterschieden werden:

Vom Anschaffungswert
Als Basiswert dient der Anschaffungswert. Dieser wird zeitproportional, linear abgeschrieben und der Restwert beträgt nach der geschätzten Nutzungsdauer (meistens in Jahren) Null. Bei einer Nutzungsdauer von 5 Jahren, werden pro Jahr 20% vom Anschaffungswert abgeschrieben.

Vom Buchwert (Restwert)
Abschreibungsbasis ist der jeweilige Buchwert in der Bilanz, der jährlich um die Abschreibungen vermindert wird. Dadurch ergibt sich ein degressiver Abschreibungsverlauf, und der Restwert ist nie Null.

Vom Wiederbeschaffungswert
Der Anschaffungswert wird um die Teuerung erhöht, was den Wiederbeschaffungswert ergibt. Diese Abschreibungsmethode berücksichtigt den Kaufkraftverlust infolge Inflation. Bei der Abschreibungsberechnung vom Wiederbeschaffungswert ergeben sich bei einer Inflation progressive Abschreibungsverläufe, da die Bezugsbasis sich erhöht.

Stille Reserven

Die wichtigsten Eingabeparameter der Betriebsbuchhaltung stammen aus der Erfolgsrechnung der Finanzbuchhaltung. In der Finanzbuchhaltung werden verschiedene Werte - im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben - nicht betrieblich objektiv bewertet, so können beispielsweise:

  • zu hohe Abschreibungen (Wertverlust durch Benutzung) vorgenommen werden
  • zu hohe Debitorenverluste als Delkredere ausgewiesen werden
  • zu hohe / zu tiefe Wechselkurse bei Lieferantenschulden / Kundenguthaben in ausländischer Währung angenommen werden

Der betriebliche Aufwand und Ertrag wird auf objektive Richtigkeit überprüft, Korrekturen werden mittels der so genannten «sachlichen Abgrenzungen» vorgenommen. Durch die sachlichen Abgrenzungen werden stille Reserven gebildet.