Kostenmanagement - die Kosten im Auge behalten

Budgetierung ohne Überraschung

Das Kostenmanagement in Unternehmen basiert vielfach einem Vergleich der Ist-Kosten mit dem Budget. Dabei wird überprüft, ob der ursprünglich (im Vorjahr) entwickelte Plan der Kosten eingehalten bzw. unterschritten wird. Die Einhaltung dieses Plans ist oft auch Bestandteil der Zielvereinbarung («Management by Objectives», MbO) des Managements.

Die Budgetplanungen sind im November/Dezember somit in vielen Unternehmen (mit Jahresabschluss Dezember) noch in der «heissen Endphase». Abhängig von der bisherigen Ausschöpfung des Budgets und der «Budgetierungs-Kultur» (manchmal auch «Kult») gibt es Unternehmen, in denen im letzten Quartal des Jahres noch vorhandene Budgets für fragwürdige Vorhaben oder Beschaffungen genutzt werden, um zu vermeiden, dass für das Folgejahr die Budgets geringer ausfallen. Teilweise sind solche «Jahresendbeschaffungen» mit der Rechnungslegung nicht konform, da der Geldfluss (Bestellung, Rechnung, Zahlung) im «alten» Jahr erfolgte, der Wert in die Bilanz aufgenommen wird, das Unternehmen aber noch keinen Nutzen daraus hat, wenn die Lieferung erst im Folgejahr erfolgt.

Solche Verschwendungen und Grenzfälle in der Rechnungslegung lassen sich reduzieren, indem der Prozess für die Budget-Erstellung, keine Fortschreibung bestehender Zahlen darstellt, sondern die Budgetierung jedes Jahr grundlegend neu aufrollt (nicht bezüglich Struktur, sondern Inhalt). In diesem Verfahren (auch «Zero-Based-Budgeting» bezeichnet) wird nicht nur jeder einzelne Posten auf seine Notwendigkeit hin geprüft, es wird auch analysiert, was diese Budgetposition zur Realisierung der übergeordneten Unternehmensziele beiträgt (wird auch als «Wertbeitrag» bezeichnet). Auf diese Weise wird jede Budget- oder Planposition mindestens einmal jährlich auf ihre Sinnhaftigkeit und Höhe hin überprüft. Die Durchführung dieses Prozesses erfordert eine gut entwickelte Dialogkultur in einem Unternehmen, da die Führungskräfte ihre Budgetpositionen (oft mehrfach) begründen müssen.

Aber auch während des Jahres sollen einzelne Posten durch effizientes und effektives Controlling immer wieder auf den Prüfstand gestellt werden. Dabei stellt man sich als Führungskraft die Frage: Ist heute noch notwendig, was vor zwei Jahren unerlässlich erschien? Diese Frage ist in den sich schnell ändernden Rahmenbedingungen (Organisation, Technologie, Gesetze usw.) immer öfter angebracht.

Königsweg der Kostenmanagements

Der Königsweg der Kostenmanagements ist aber nicht die Kostensenkung, sondern die «Kostenprävention». Statt regelmässig stattfindender Kostensenkungsprogramme (diese haben oft verheissungsvolle Namnszusätze wie «Go», «Fit», «Move», «Smart»), die in der Regel Unmut unter den Mitarbeitern hervorrufen, legen Führungskräfte ihr Augenmerk darauf, Kosten gar nicht erst entstehen zu lassen. Sie stellen jede anstehende Ausgabe auf den Prüfstand. Denn Kosten, die heute nicht verursacht werden, muss man in Zukunft weder durch Gewinne abdecken, noch schmerzhaft senken. Mögliche Dimensionen der Kostenprävention:
  • Effizienzsteigerung in Prozessen: Gleiche Anzahl Ressourcen können mehr Volumen bewältigen und sind leistungsfähiger
  • Optimierung der Organisation: Abbau von Schnittstellen und Führungsebenen in der Organisation
  • Beibehaltung von Lizenzkosten: Software-Lizenzen gezielt, anstelle des Giesskannenprinzips, einsetzen
  • Schonender Einsatz von Ressourcen: Energie- und Treibstoff-Bedarf senken anstelle Flottenausbau
  • Bewusster Umgang mit Anreizsystemen: Mitarbeiter-Bindungsprogramme selektiv einsetzen oder ausbauen - diese wirken nur kurzfristig
 
Wer kluge Kostenvermeidung (Kostenprävention) praktiziert und diese auch offen kommuniziert, schafft Akzeptanz für strikte Kostenkontrolle in einem Unternehmen. Mitarbeiter erkennen nämlich sehr wohl die Chancen, die darin verborgen liegen. Sie werden dieses Vorgehen unterstützen oder zumindest mit Blick auf einen guten, sicheren Arbeitsplatz akzeptieren. Mitarbeiter können sehr wohl beurteilen, ob Nachlässigkeit und Verschwendung die Oberhand haben oder ob eine Unternehmenskultur der Professionalität gefordert und gelebt wird.

Damit Kostenmanagement im Unternehmen funktioniert müssen das Controlling und die Führungskräfte der Linie effizient und effektiv zusammenarbeiten. Das Controlling liefert dazu die notwendigen Steuerungsinformationen und der CEO und CFO legen Wert auf einen gezielten Einsatz der Steuerungsinformationen in der Kostenprävention sowie in der Budgetierung.