Organisation - Basis für Prozesse

Organisationslehre und Projektmanagement

In der Projektentwicklung von IT-Vorhaben hat die Organisationslehre einen hohen Stellenwert. Konnten die Techniker aus den Informatik-Abteilungen bis Mitte der 1990er-Jahre noch sehr eigenmächtig entscheiden, wie es mit der «Informations-Automatik» (Informatik) im Unternehmen weiter geht, so sind diese Aufgaben mittlerweile zu verschiedenen, vielfältigen Führungsjobs entwickelt worden.

  • Die Informatik wurde in IT (Informations-Technologie) umbenannt, IT-Manager in verschiedenen Funktionen, Rollen und Führungsstufen überwachen und bestimmen das Geschehen der Technik.
  • Die IT entwickelt sich schrittweise zu einem internen oder externen Dienstleister und verändert ihr Image weg vom Kostenfaktor zu einem Lösungsanbieter.

Als Dienstleister und Lösungsanbieter sind zunehmend Kenntnisse über die Organisation in einem Unternehmen notwendig - dies weil die IT letztlich zur Prozess-Unterstütztung eingesetzt wird. Die Prozesse sind das Abbild der Organisation eines Unternehmens.

Organisationslehre

Die Lehre der Organisation lässt sich in die Ebenen «Elemente, Beziehungen und Dimensionen der Organisation» zerlegen. Diese Ebenen lassen sich auf einem Würfel gut darstellen:

Der Organisations-Würfel mit allen Dimensionen der Organisationslehre

Die Flächen des Würfels stellen folgende Begriffe dar: Zeit, Raum und Menge sind Dimensionen, Ablauf und Aufbau-Organisation bilden Beziehungen, die Elemente werden von Aufgaben, Aufgabenträgern, Sachmitteln und Informationen repräsentiert.

Ein Organisator muss alle Dimensionen des Würfels «im Griff» haben, seine wesentlichen Aufgaben bestehen darin:
  • Aufbau-Organisationen von Projekten regeln und auf deren Einhaltung achten
  • Systematische Vorgehensweise in allen Tätigkeiten
  • Geeignete Werkzeuge bei der Abwicklung der Tätigkeiten einsetzen
  • Betroffene und beteiligte Menschen angemessen berücksichtigen

Die Begriffe des Würfels in den Ebenen Beziehungen, Dimensionen und Elemente haben folgende Bedeutung:


Element
Beschreibung
Aufgabe Das wichtigste Element der Organisation ist die Aufgabe. Ohne eine Aufgabe gibt es keinen Aufgabenträger und damit auch die restlichen Elemente und Dimensionen des Würfels nicht.
Aufgabenträger Der Aufgabenträger ist die Person, welche die Aufgabe erledigt.
Sachmittel Die Sachmittel unterstützen dern Aufgabenträger bei der Erledigung.
Information Die Informationen benötigt der Aufgabenträger zur Auführung. (Weisungen, Anleitungen)
Zeit Die Zeit sagt dem Aufgabenträger in welcher Zeit er die Aufgabe erledigen muss
Raum Der Raum bestimmt die Örtlichkeit(en) bzw. Lokalität in denen die Aufgabe erledigt werden
Menge Die Menge steht in Relation zur Zeit und bestimmt indirekt die Durchlaufzeit
Logik Über die Logik wird definiert welche Reihenfolge einzuhalten ist
Ablauf-Organisation Die Ablauf-Organisation definiert den gesamten Aufgabenprozess im Kontext
Aufbau-Organisation In der Aufbau-Organisation werden Verantwortungs- und Unterstellungs-Verhältnisse, Dienstwege dargestellt

Abgrenzung Aufbau- und Ablauforganisation

Bestimmt die Vorgehensweise bei immer wiederkehrenden Arbeitsabläufen. Es wird unterschieden zwischen der Aufbau- und der Ablauforganisation. Diese Trennung ist aber nur gedanklich möglich, Veränderungen in der Aufbau-Organisation haben in der Regel auch Anpassungen in der Ablauforganisation zur Folge.

Die Aufbau-Organisation regelt die Zuständigkeiten bzw. Verantwortlichkeiten, häufig werden diese in Form eines Organigramms dargestellt. Mit der Ablauf-Organisation werden Prozesse beschrieben in der Prozessen wiederum nehmen die Stellen aus der Aufbau-Organisation die Aktivitäten war.

Organisationen sind langfristig / dauerhaft ausgerichtet und eher träge, deshalb aber auch stabil.

Ausprägungen der Organisation


Die Organisation in einer Firma kann verschiedenartig stark ausgeprägt sein. Ein wichtiger Faktor für die Form der Ausprägung ist die Unternehmensgrösse und der Unternehmenszweck. Bei grossen Firmen werden im Laufe des Wachstums nach und nach Strukturen und Regelwerke geschaffen, Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen neu verteilt so dass ein Unternehmen ab etwa einer Grösse von mehr als 500 Mitarbeitern über klare Richtlinien für alle Beteiligten verfügt.

Organisationsgrad hoch: organisiert
Bei hohem Organisationsgrad sind viele Regelwerke in einem Unternehmen vorhanden, verankert und werden auch täglich angewendet. Die Elastizität der Unternehmung ist eingeschränkt, improvisierte oder dispositive Strukturen sind praktisch nicht vorhanden. Die vorhandenen Handlungsspielräume der einzelnen Stellen oder Mitarbeiter sind klar definiert.

Klassische Unternehmen mit hohem Organisationsgrad sind Verwaltungen, Banken und Versicherungen. Bei Verwaltungen wurden die Strukturen mittels New Public Management (NPM) in den letzten Jahren verändert, der Bürger steht als Kunde im Mittelpunkt.

Organisationsgrad mittel: improvisiert
Regelungen mit vorläufigem oder zeitlich befristetem Charakter werden als Improvisation bezeichnet. Improvisations-Lösungen oder -Regelungen sind dynamisch, die Elastizität eines Unternehmens mit einem grossen Anteil von improvisierten Regelungen (bzw. keine Regelungen, Entscheide «ad hoc») ist sehr hoch.

Unternehmen welche teilweise improvisiert geführt werden sind wachsende Kleinunternehmen (KMU) mit Tendenz zum Mittelunternehmen.

Organisationsgrad tief: dispositiv
Eine Disposition beinhaltet Regelungen für Einzelfälle. Sie ist im Gegensatz zur Organisation dynamischer oder beinhaltet mehr Handlungsspielraum für einzelne innerhalb von organisatorischen Grenzen. 

Beispiel: Die Organisation definiert, dass «alle Bestellungen bis 12 Uhr eintreffend noch am selben Tag abgewickelt werden». Bei der Abwicklung sind bestimmte Arbeitsschritte einzuhalten (Ablauf-Organisation), die konkrete Bearbeitung innerhalb eines Arbeitsschrittes ist teilweise dem Mitarbeiter überlassen - das ist sein Dispositionsspielraum.

Dispositionen sind kurzfristig ausgerichtet, die Freiräume dienen dazu, mögliche Nachteile der Organisation aufzufangen.

Einzelfirmen, Kleinunternehmen oder Startup-Firmen können mit dispositiven Organisationsformen geführt werden. Die Zahl der Mitarbeiter ist klein, die Koordination ohne starre Strukturen gut möglich.

Wechselwirkung

Die Wechselwirkung von Organisation / Improvisation / Disposition beim Wachstum einer Firma hat direkten Einfluss auf die Stabilität eines Unternehmens:

Ausprägungen der Organisation

Eine detaillierte Prüfung zwischen Dispositionsfreiräumen oder provisorischen Regelungen empfiehlt sich - zu Gunsten einer höheren Stabilität.